Podmínky zpracování osobních údajů (GDPR)
Podmínky zpracování osobních údajů (GDPR)
(„podmínky“)
Použité pojmy:
Společnost: Kovix Group s.r.o.
sídlem: Rybná 682/14, 110 00 Praha 1
IČO: 091 51 761
Hotel: City inn‘ Hotel
Adresa: Brněnská 385/55, 783 01 Olomouc
a
Zákazník: Fyzická nebo právnická osoba využívající služby provozovatele
Nařízení: Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecné nařízení o ochraně osobních údajů
Obecná ustanovení
1. Předmětem těchto podmínek je zajištění zpracovávání osobních údajů Zákazníkůzískaných v rámci obchodní činnosti Hotelu a dále zakotvení povinnosti zachovávat mlčenlivost o těchto získaných informacích, a to v rozsahu a za podmínek stanovených těmito podmínkami.
2. Hotel se v souladu s těmito podmínkami zavazuje zpracovávat osobní údaje zákazníků. Tyto podmínky jsou zhotoveny v rozsahu práv a povinností, které při
zpracovávání osobních údajů podle předchozího odstavce vyplývají z příslušných právních předpisů, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů („Nařízení”).
Práva, povinnosti a mlčenlivost
1. Hotel se zavazuje přijmout taková technická, personální a jiná potřebná opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.
2. V souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb je Hotel povinen zpracovávat osobní údaje hostů. S těmito údaji pracují zejména:
a. Recepční hotelu
b. Manažer hotelu
c. Provozní hotelu
d. Účetní
e. Správce komunikačních sítí
3. Výše uvedení uživatelé byli poučeni o citlivosti osobních údajů. S osobními údaji hostů nakládají výhradně v rámci služeb poskytovaným Hotelem. Hotel ani zaměstnanci nepředávají osobní údaje hostů dalším subjektům. Dalšími zpracovateli osobních údajů hostů jsou:
a. Hotelový systém: Previo s.r.o., IČ: 25975234
b. Účetní firma: xxxxxx IČ:xxxxxx
4. Podmínky zpracování a nakládání s osobními údaji hostů jsou upraveny ve zpracovatelské smlouvě mezi hotelem a daným zpracovatelem.
DPO, Pověřenec
Pověřencem Hotelu je p. Zdeněk Kovařík (zdenek.kovarik@kxg.cz). Hotel zajistil pověřenci školení potřebné s vykonáváním funkce pověřence v souladu s Nařízením.
Informace o zákaznících
1. Hotel má zákonnou povinnost uchovávat o svých hostech některé osobní údaje, a to zejména jméno, příjmení, datum narození, adresa a doba ubytování, číslo a typ dokladu, případné vízum, účel pobytu. Tato povinnost se řídí Zákonem o pobytu cizinců na území ČR (326/1999) a Zákonem o místních poplatcích (565/1990). Dle těchto právních předpisů je hotel povinen uchovávat osobní údaje o zákaznících po dobu 6 let.
2. Zákazník má kdykoli právo požádat hotel o přehled svých osobních údajů. Tyto informace jsou uchovávány v kartě hosta v hotelovém systému a v evidenční knize, která je v tištěné podobě uchována v zamčené místnosti. V případě žádosti o výmaz osobních údajů Hotel smaže kartu hosta a skartuje domovní a evidenční knihu. Výše uvedeným zákonům však Hotel musí dostát. Vyjmenované osobní údaje mohou být smazány až po uplynutí zákonné lhůty.
Technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů
1. Hotel se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly personálně a organizačně nepřetržitě po dobu zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti správce osobních údajů, vyplývající z právních předpisů, zejména Nařízení.
2. Hotel se zavazuje, že zpracovávání údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:
a) k osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby Hotelu, které budou mít Hotelem stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů a každá taková osoba bude přistupovat k osobním údajům pod svým jednoznačným identifikátorem;
b) osobní údaje budou zpracovávány v prostorách Hotelu, do nichž budou mít přístup pouze oprávněné osoby nebo jeho dodavatelé (subdodavatelé), vázaní stejnými povinnostmi;
c) Hotel zabrání neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje;
d) učiní opatření, která umožní určit a ověřit, komu byly osobní údaje předány, kým byly zpracovány, změněny nebo smazány.
3. Hotel se zavazuje prostřednictvím vlastních vnitřních předpisů případně zvláštních smluvních ujednání zajistit, že jeho zaměstnanci a jiné osoby, které budou zpracovávat osobní údaje, tak budou činit pouze za podmínek a v rozsahu Hotelem stanoveném a odpovídajícím pokynům Hotelu. Zejména bude sám (a závazně uloží i těmto uvedeným osobám) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací u Hotelu.
Kamerový systém
1. Hotel využívá k prevenci ochrany svých zákazníků, svého a jejich majetku kamerový systém. Hotel prohlašuje, že se záznamy žádným způsobem nepracuje, neposkytuje je třetím osobám, či subjektům.
Datum 18. 09. 2024
